Đào tạo nội bộ – một phần trong hành trình phát triển của Alan
Đối với một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực tư vấn, thiết kế, sản xuất và thi công, chất lượng của mỗi dự án không chỉ phụ thuộc vào máy móc, vật liệu hay quy trình. Phía sau tất cả vẫn là con người.
Một ý tưởng tốt cần người hiểu đúng nhu cầu khách hàng. Một bản thiết kế tốt cần được chuyển hóa chính xác sang sản xuất. Một sản phẩm tốt cần được tổ chức thi công phù hợp tại công trình. Khi từng mắt xích vận hành hiệu quả, giá trị cuối cùng mới được truyền tải trọn vẹn đến khách hàng.
Chính vì vậy, bên cạnh hoạt động chuyên môn, Alan chú trọng các chương trình đào tạo nội bộ nhằm tạo cơ hội để đội ngũ cùng học hỏi, nhìn lại phương pháp làm việc và nâng cao khả năng phối hợp.
Trong chương trình đào tạo mới đây, đội ngũ Alan cùng chia sẻ chủ đề “Làm chủ thời gian – Làm chủ công việc & cuộc sống”.
Đây không đơn thuần là câu chuyện về lịch làm việc hay cách hoàn thành nhiều đầu việc hơn trong một ngày. Nội dung hướng đến một vấn đề sâu hơn: chúng ta đang sử dụng thời gian của mình cho điều gì?
24 giờ không thể tăng thêm, nhưng có thể phân bổ tốt hơn
Một trong những thông điệp xuyên suốt của chương trình là: 24 giờ không tăng được, chỉ phân bổ được.
Tài liệu đào tạo ví mỗi ngày giống như một “ngân hàng thời gian” với 86.400 giây dành cho tất cả mọi người. Điều tạo ra khác biệt chính là cách mỗi người sử dụng quỹ thời gian đó.
Điều này đặc biệt gần gũi với môi trường làm việc của ngành thiết kế – sản xuất – thi công.
Trong một dự án, mỗi bộ phận đều có những nhiệm vụ và mốc tiến độ riêng. Chậm trễ tại một mắt xích có thể ảnh hưởng đến các công đoạn tiếp theo. Ngược lại, sự chủ động và chuẩn bị tốt giúp quá trình phối hợp thuận lợi hơn.
Bởi vậy, quản trị thời gian không chỉ là kỹ năng cá nhân mà còn liên quan trực tiếp đến hiệu quả vận hành của cả đội ngũ.
Làm đúng việc quan trọng hơn làm thật nhiều việc
Một trong những nội dung đáng chú ý của chương trình là tư duy “less is more”: hiệu quả không đơn giản được đo bằng số lượng đầu việc đã xử lý, mà quan trọng là vấn đề có giá trị đã được giải quyết hay chưa.
Trong thực tế, cảm giác bận rộn đôi khi khiến chúng ta nhầm tưởng rằng mình đang làm việc hiệu quả.
Nhưng 10 công việc nhỏ hoàn thành chưa chắc tạo ra nhiều giá trị bằng việc giải quyết đúng một vấn đề then chốt.
Với Alan, tư duy này có thể được liên hệ trực tiếp đến từng khâu của dự án.
Ở giai đoạn tư vấn, cần xác định đúng nhu cầu thực sự của khách hàng.
Ở giai đoạn thiết kế, cần tập trung giải quyết những vấn đề cốt lõi về công năng, thẩm mỹ và khả năng triển khai.
Trong sản xuất, việc chuẩn bị và phối hợp đúng thời điểm giúp hạn chế những phát sinh không cần thiết.
Tại công trường, chủ động về kế hoạch giúp các đầu việc được kết nối tốt hơn với tiến độ chung.
Làm – Giao – Hoãn – Bỏ: quản trị công việc bằng lựa chọn
Tài liệu đào tạo đưa ra bốn lựa chọn khi đứng trước một công việc: Làm – Giao – Hoãn – Bỏ.
“Làm” khi đó là việc mình cần trực tiếp giải quyết.
“Giao” khi có người khác phù hợp hơn.
“Hoãn” khi công việc cần thực hiện nhưng chưa phải thời điểm.
“Bỏ” đối với những đầu việc không tạo ra giá trị cần thiết.
Đây là cách tiếp cận đơn giản nhưng có ý nghĩa trong môi trường làm việc đòi hỏi sự phối hợp giữa nhiều chuyên môn. Không phải một cá nhân làm tất cả mới là hiệu quả. Điều quan trọng là đúng người – đúng việc – đúng thời điểm.
Đừng để mọi việc đều trở thành việc gấp
Một quy trình lý tưởng có thể bắt đầu từ biết sớm – chuẩn bị – thực hiện – hoàn thành. Ngược lại, trì hoãn dễ kéo công việc sang trạng thái gấp, làm thêm giờ và áp lực. Đây cũng là một trong những đối chiếu trực quan được sử dụng trong chương trình đào tạo.
Trong lĩnh vực nội thất và xây dựng, tư duy chuẩn bị sớm càng có ý nghĩa khi một dự án có sự tham gia của nhiều bộ phận.
Chủ động không có nghĩa là mọi tình huống đều có thể được dự báo hoàn toàn. Nhưng việc chuẩn bị tốt giúp đội ngũ có nhiều không gian hơn để xử lý khi thay đổi phát sinh.
Từ làm chủ thời gian đến xây dựng cuộc sống có ý nghĩa
Điểm đáng chú ý của chương trình là câu chuyện thời gian không chỉ dừng lại ở hiệu suất công việc.
Tài liệu đề cập đến bốn vòng tròn gồm bản thân – gia đình – các mối quan hệ – công việc, với “cuộc sống có ý nghĩa” nằm ở sự kết nối giữa các yếu tố này.
Cân bằng vì vậy không nhất thiết là chia đều 25% thời gian cho từng lĩnh vực. Quan trọng hơn là đúng ưu tiên – đúng thời điểm.
Đó cũng là một góc nhìn Alan muốn lan tỏa trong hoạt động đào tạo: phát triển năng lực nghề nghiệp nhưng đồng thời giúp mỗi thành viên có tư duy chủ động hơn đối với công việc và cuộc sống.
Phát triển con người để nâng cao chất lượng dự án
Từ tư vấn, thiết kế đến sản xuất và thi công, phía sau mỗi sản phẩm hoàn thiện là sự tham gia của nhiều con người với những chuyên môn khác nhau.
Vì thế, nâng cao chất lượng không chỉ là đầu tư vào vật liệu hay công nghệ. Đó còn là quá trình đầu tư liên tục vào kiến thức, tư duy và năng lực phối hợp của đội ngũ.
Thông qua những chương trình đào tạo nội bộ, Alan hướng tới một môi trường mà mỗi thành viên có cơ hội học hỏi, hoàn thiện phương pháp làm việc và cùng nhau tạo nên những giá trị tốt hơn.
Bởi khi mỗi cá nhân tiến bộ thêm một bước, cả hệ thống cũng tiến về phía trước.